TEAMSPACE, Köln

2021 erhielt Workformat von  brandung den Auftrag, eine Analyse der Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen und der Organisation für die zukünftige hybride Zusammenarbeit vorzunehmen und darauf aufbauend eine Empfehlung für die Zukunft zu geben. Mit dem Kickstart Analysepaket wurde eine Online Umfrage durchgeführt und ausgewertet. Zur Verifizierung der Ergebnisse wurden im Anschluß Mini-Workshops in Kleingruppen durchgeführt. Auf Basis dieser Analyse entschied sich die Geschäftsführung für ein agiles Vorgehen bei der Gestaltung der hybriden Zusammenarbeit in der Organisation.

Im Rahmen der Kickstart Analyse wurde auch deutlich, dass sich die Bedürfnisse an den Raum aufgrund der veränderten Zusammenarbeit im Büro gewandelt haben. Aus diesem Grund sollte am Standort Köln als Pilot ein verändertes Flächennutzungskonzept erarbeitet werden und der Raum an dieses angepasst werden.

Zu Beginn des Projektes bestand deswegen bereits eine klare Zielsetzung an den Raum:

• Primäre Nutzung des Büros für kollaborative Tätigkeiten und (sozialen) Austausch, damit ein konkreter Mehrwert gegenüber dem Home Office entsteht
• Gestaltung von hybriden Settings, um die hybride Zusammenarbeit zu verbessern
• Erhaltung von flexiblen Arbeitsplätzen und Ausbau der Meetingflächen
• Entwicklung eines innovativen Raumnutzungskonzeptes, um die Präsenz im Büro maximal als Mehrwert nutzen zu können und neue Anreize für die Anwesenheit im Büro zu schaffen

Check In

brandung hat auf Basis der KickStart Analyse entschieden, dass jedes Team einmal wöchentlich einen festen Teamtag im Office hat, an dem die Kolleg:innen vor Ort zusammen arbeiten.

An diesem Tag soll das Team im Fokus stehen, die Kolleg:innen lernen sich neu kennen, nutzen die Gelegenheit für spontanen projektbezogenen und sozialen Austausch, verbessern ihre Zusammenarbeit und entwickeln so einen postcorona Teamgeist. Durch die Nutzung einer gemeinsamen Fläche wird dieser Vibe auch im Raum erlebbar: Man sieht sich, erlebt sich und schafft so zusätzliche Verbundenheit.

Als Grundlage für die Gestaltung des Teamspace wurde zunächst ein virtueller Big Pictury Mini-Workshop mit Vertreter:innen von allen Teams durchgeführt. Dabei sollten vordergründig die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Wie arbeitet Ihr zukünftig im Büro zusammen?
• Was braucht Ihr dafür?

Das Ergebnis dieses Workshops bildet die Basis für die Gestaltung des Teamspace:
\       Der Gedanke eines eigenen Teamspace für den Teamtag findet massiven Zuspruch.
\       Im Teamspace soll jede:r Teamkolleg:in über einen eigenen klassischen Arbeitsplatz verfügen.
\       Es müssen zusätzliche Bereiche für gemeinsames informelles Zusammenkommen bei z.B. Lean Coffees, Lunch, Morgenrunde, After Work etc. geschaffen werden
\       Die Teams wünschen sich Gruppentisch-Inseln für Pop-Up-Projektteams, die sich flexibel zusammen stellen lassen
\       Das bestehende Mobiliar soll durch weitere Stehtische, Raumtrenner und Rückzugsmöglichkeiten ergänzt werden
\       Es soll ein Plenum / Präsentationsbereich für das gesamte Team entstehen, welcher auch hybrid nutzbar ist (es gibt Mitarbeiter:innen, die 100% remote arbeiten)

Zusätzlich zum Workshop findet ein eintägiger Onsite-Termin statt. Hier erfolgt eine Bestandsaufnahme der räumlichen Gegebenheiten, der zu erhaltenden Möblierung sowie des Renovierungsbedarfs in Bezug auf Malerarbeiten und Elektroplanung. Dieser Termin ist auch deswegen essentiell, da nur durch die Begehung vor Ort ein echtes Raumgefühl beim Planungsteam entsteht und im persönlichen Gespräch eine detaillierte Bedarfsermittlung eine wesentliche Basis für den Projekterfolg darstellen.

Create Vision

Am Teamtag entsteht eine flexible Kollaboration, die fließend in die verschiedenen Arbeitsmodi übergeht. Grundlage dafür ist der Raum, der das Team einlädt, zusammen zu kommen und gemeinsam als Team an den Projekten zu arbeiten – jeder für sich, in kleinen Gruppen oder auch alle zusammen.

Um diesem Anspruch gerecht zu werden und gleichzeitig eine Nutzung durch verschiedene Teams mit unterschiedlichen Bedürfnissen und Ansprüchen zu ermöglichen, muss der Teamspace dynamikrobust und multifunktional sein. Gleichzeitig soll die bestehende Raum CI von brandung aufgegriffen und weiterentwickelt werden.

Workformat entwickelt in diesem Schritt zwei Routen, welche durch Moods, Storytelling und erste Skizzen visualisiert werden. In einer Überarbeitungsschleife gestaltet Workformat den finalen Entwurf und die Baukostenschätzung.

Die Flächenzonierung ist klar strukturiert.

Dadurch wird eine multifunktionale Nutzung ermöglicht, die sich täglich an den Bedürfnissen der Nutzer:innen neu ausrichtet. Jedes Team hat so an seinem Teamtag ein individuelles Zuhause, einen gemeinsamen Raum mit dem Fokus auf Zusammenarbeit und sozialer Interaktion.

Do It

In dieser Phase erwacht der Raum zu neuem Leben. Workformat begleitet diesen Prozess und überwacht im Sinne einer künstlerischen Oberleitung auch die Umsetzung der Entwürfe etwa durch unsere Partner:innen.

Zentrales Element im neuen Teamspace ist die Fläche im Zentrum, die an einem Ende in Form eines Stehtisches zu Stand Up Meetings und am anderen Ende zu informellem Austausch und kurzen Absprachen einlädt. Dazu zieht sich dieses Element wie ein Band durch die Mitte des Raumes.

Im neuen Teamspace befinden sich neben klassischen Arbeitsplätzen verschiedene Settings, in denen sich die Mitarbeiter:innen für einen Kaffee oder Lunch genauso wie für einen spontanen projektbezogenen Austausch treffen können.

Der gemeinsame Hub im neuen Teamspace für das gesamte Team kann beispielsweise für ein gemeinsames Check In am Morgen genutzt werden. Hier kann man mit Vielen zusammenkommen, präsentieren oder diskutieren - oder einfach den Arbeitstag beim gemeinsamen Bier und Tischtennis ausklingen lassen. Dazu lassen sich die Elemente des Plenums flexibel auseinander und zusammen schieben.