Verwaiste Schreibtische, leere Flure. So sieht es wohl in den meisten Büros derzeit aus. Denn viele Unternehmen haben ihre Mitarbeiter*innen zum Schutz vor Covid-19 ins Homeoffice geschickt. Doch auch, wenn ein Ende der Pandemie noch in weiter Ferne scheint, steht schon jetzt für die meisten fest: 100 % Homeoffice kann kein Dauerzustand bleiben! Viele sehnen sich danach, ins Büro zurückzukehren.

Doch wie soll dieses Büro aussehen? Der Zeitpunkt scheint perfekt, um sich genau jetzt damit zu befassen und Arbeitslandschaften zukunftsfest (um-) zu gestalten. Dabei blicken immer mehr Unternehmen neidisch ins Silicon Valley. Hier, so scheint es, entstehen quasi spielerisch die bahnbrechenden Ideen unserer Zeit: in bunten Büros, die mit ihren Rutschen, Tischtennisplatten und Yoga-Räumen eher an Spielplätze erinnern als an Orte, an denen ernsthaft gearbeitet wird.

Und der „War for talents“ erhöht den Druck auf Unternehmen. Längst geht es in Vorstellungsgesprächen nicht mehr nur um Gehalt und Urlaubstage – sondern darum, sich beim Arbeiten wohlzufühlen, sich zu entfalten. Ein ausgefallener Arbeitsplatz kann bei der Entscheidung für den nächsten Arbeitgeber das ausschlaggebende Argument sein.

Im Büroalltag haben viele Unternehmen jedoch schon vor der Pandemie mit Ernüchterung festgestellt: Die hippen Räume stehen oft leer. Eine Fehlinvestition also? Nicht unbedingt! Aber „cool“ allein reicht eben nicht.

Kreative Ideen brauchen Frei-Räume

Noch vor einigen Jahren war das der Alltag in vielen Büros: starre Parzellen, die sich über ganze Etagen aneinanderreihten und möglichst vielen Menschen ihre festen Arbeitsbereiche zuwiesen. Doch mit fortschreitender Digitalisierung verschwammen diese Grenzen. Heute arbeiten Unternehmen immer häufiger funktions- und bereichsübergreifend. Das spiegeln auch die Büros wider.

Parzellen weichen flexiblen Arbeitslandschaften mit unzähligen Möglichkeiten zur Teamarbeit. Insbesondere beim agilen Arbeiten sind Gemeinschaftsbereiche nicht einfach Treffpunkte für entspannte Kaffeepausen, sondern wichtiges Arbeitswerkzeug. Hier entstehen in kreativen Prozessen neue Ideen und damit die Wertschöpfung von Unternehmen. Die Gestaltung der Räume spielt dabei eine wesentliche Rolle.

Um im internationalen Wettbewerb mithalten zu können, orientieren sich Führungskräfte beim Workspacedesign an den erfolgreichsten Unternehmen der Welt. Die Folge: Die Anzahl fest zugeordneter Arbeitsplätze sinkt, dafür entstehen neue Angebote wie Lounges, Cafés und private Nischen. Aus der Fülle an potenziellen Arbeitgebern will man im Wettstreit um die besten Fachkräfte so als besonders stylish, cool oder jung hervorstechen.

Funktionalität geht vor Ästhetik

Bei allen Veränderungen in der Arbeitswelt hat sich etwas Grundlegendes jedoch nicht geändert: Menschen kommen ins Büro, um zu arbeiten. Das wird auch nach der Pandemie so sein. Dafür nutzen Mitarbeiter*innen am liebsten unterschiedliche Räume, wie die Steelcase Global Study of International Workspaces bestätigt. Der Faktor Ästhetik spielt dabei erst eine nachgelagerte Rolle. Entscheidend ist, dass der Raum die eigene Arbeit bestmöglich unterstützt.

Dazu hat Steelcase mehrere Experimente durchgeführt, mit überraschendem Ergebnis: Stehen zwei nahezu identische Arbeitsbereiche nebeneinander, bevorzugen Mitarbeiter*innen denjenigen, der funktional besser zu ihrer jeweiligen Arbeitsaufgabe passt – und nicht einfach gemütlicher aussieht. Letzteres stärkt zwar das „Heartquarter“, die Kultur des Unternehmens, bietet aber häufig nicht die nötige Unterstützung für produktives Arbeiten.

Nicht selten scheitert die Nutzung aufwändig ausgestatteter Gemeinschaftsräume an scheinbaren Banalitäten wie mangelnder Stromversorgung für den Laptop. Um ihren Raum möglichst effektiv zu nutzen, sollten Unternehmen solche Bereiche also genauso sorgfältig planen wie Arbeitsplätze für Einzelarbeit.

Vier Faktoren für entspanntes Arbeiten

Die zentrale Funktion von Gemeinschaftsbereichen ist die soziale Interaktion. Damit sie ihre volle Wirkung entfalten können, müssen sie so gestaltet sein, dass dort entspanntes Arbeiten möglich ist. Doch was bedeutet das konkret?

Ein entscheidender Faktor ist die Privatsphäre. Können andere mithören? Gibt es visuelle Ablenkungen? Entspanntes Arbeiten setzt ein Gefühl der Sicherheit voraus. Dafür braucht es nicht zwingend Türen und Wände. Schon mit dämpfenden Bodenbelägen, der richtigen Anordnung von Trennwänden und Stauraum für persönliche Dinge lässt sich viel erreichen.

Ebenso wichtig für eine leistungsstarke Arbeitsumgebung ist die körperliche Unterstützung. Denn je vielfältiger die Aufgaben, desto unterschiedlicher die jeweils bevorzugte Körperhaltung. Während kurze Besprechungen am effektivsten im Stehen abgehalten werden, ist beim Sitzen die Konzentration höher. Die richtigen Möbel bieten nicht nur Flexibilität, sondern fördern gezielt erwünschte Verhaltensweisen und die gleichberechtigte Mitwirkung.

Bei der Effizienz von Arbeitsbereichen kommt es außerdem auf die räumliche Nähe an. Das gilt sowohl für die Lage in der Gesamtfläche als auch für die Kombination der Möbel. Wie weit sind die Laufwege für die unterschiedlichen Nutzer? Sind Arbeitsgeräte griffbereit?

Neben aller Funktionalität ist nach wie vor auch Ästhetik wichtig. Die Beziehung von Körperhaltung, Privatsphäre, Nähe und Persönlichkeit sollte daher stets ganzheitlich betrachtet werden.

Raumzonen als Erfolgsformel für Arbeitslandschaften

Ob ein Arbeitsbereich genutzt wird oder nicht, erscheint bei genauer Betrachtung nur auf den ersten Blick willkürlich. Entscheidend für die häufige Nutzung von Gemeinschaftsräumen sind laut Steelcase eine aufgabenbezogene Ausstattung, möglichst vielfältige Nutzungsmöglichkeiten von Arbeitsflächen, Stromversorgung und Privatsphäre. Auch die Berechtigung, Räume an die eigenen Bedürfnisse anzupassen sowie der Nutzungskontext spielen eine Rolle.

Mit den Erfahrungen im Homeoffice gewinnen diese Faktoren umso mehr an Relevanz. Denn wozu sollten wir ins Büro zurückkehren, wenn es uns keinen Mehrwert gegenüber dem heimischen Büro bietet? Gelingt es jedoch, sie im Einklang zu halten, stärkt das die Teamidentität und trägt sogar zur Leistungssteigerung bei. 

Als Richtschnur für die Gestaltung gilt: Am erfolgreichsten sind Arbeitslandschaften, die von Konzentration über Netzwerken, Zusammenarbeit, Lernen und Regeneration alle fünf Arbeitsbereiche unterstützen. So wird sichergestellt, dass für jede Aufgabe im Tagesablauf die passende Raumzone zur Verfügung steht. 

feco-feederle GmbH, Karlsruhe, Dezember 2020